அலுவலக வேலை மற்றும் பணிப்பாய்வு என்ன?

வியாபாரத்தில் வெற்றி பெரும்பாலும் அதன் சரியான அமைப்பை சார்ந்துள்ளது. மேலாளர்கள் மற்றும் சாதாரண தொழிலாளர்கள் இருவரும் அலுவலக வேலை என்ன என்பதை அறிந்து கொள்ள வேண்டும். அதன் அம்சங்கள் என்ன, என்ன வகையான வகைகள் உள்ளன, பணியிடங்களை ஒழுங்கமைக்கும்போது ஒழுங்குமுறை ஆவணங்கள் கணக்கில் எடுத்துக்கொள்ளப்பட வேண்டும்?

மதகுரு வேலை என்ன?

எந்தவொரு அமைப்பும், உரிமையுடனும் அம்சங்களுடனும் பொருட்படுத்தாமல், அதன் செயற்பாடுகளில் பல்வேறு வகையான ஆவணங்களை உருவாக்குகிறது. இவை கட்டளைகள் மற்றும் கடிதங்கள் மற்றும் நெறிமுறைகள். அவை அனைத்தும் நிறுவன மற்றும் நிர்வாக ஆவணங்கள் தொடர்பானவை.

அலுவலக வேலை என்பது ஒரு விதிமுறைகளை உருவாக்கும் செயலாகும், சில விதிகள் மற்றும் தேவைகளுக்கு ஏற்ப நிகழும். பெரும்பாலும், நிறுவனங்கள் மட்டுமே இந்த பகுதியில் ஈடுபட்டுள்ள சிறப்பு பணியாளர்கள் ஒதுக்கீடு. சிறிய நிறுவனங்களில், செயலாளரின் செயல்பாடு கிட்டத்தட்ட எந்த ஊழியருக்கும் ஒதுக்கப்படலாம்.

நீங்கள் சொற்பொழிவின் சாரம் (அலுவலக வேலை என்னவென்றால்) புரிந்து கொண்டால், அந்த வார்த்தையின் தோற்றம் தெளிவாகிவிடும். இது, எல்லாவற்றிற்கும் மேலாக, ஒரு பொருள் ஊடகத்தில் அதிகாரப்பூர்வ தகவலை உறுதிப்படுத்துகிறது. இந்த செயல்பாட்டின் போது, ஒரு நிறுவன மற்றும் நிர்வாக ஆவணம் உருவாக்கப்பட்டு, அதன் பின்னர் சில செயல்களைத் தொடங்குகிறது.

மிகவும் கால "அலுவலகம் வேலை" என்பது நீண்ட காலத்திற்கு முன்பே தோன்றியது, ஆனால் கடந்த நூற்றாண்டின் மத்தியில் அது முறையானதாக இருந்தது, மாநில அளவிலான ஒழுங்கு ஆவணங்களில் சரி செய்யப்பட்டது.

அலுவலக வேலை மற்றும் ஆவணம் சுழற்சி - அது என்ன?

இந்த சட்டம் சட்டத்தின் சுயாதீனமாக இருக்க முடியாது. அது எப்போதும் அலுவலக வேலை மற்றும் ஆவணம் சுழற்சி உள்ளது. இது என்ன, பத்திரங்கள் பரிமாற்றத்தின் பிரத்தியேக என்ன, அவற்றை ஒழுங்காக பதிவு செய்வது எப்படி? இந்த பிரச்சினைகள் நிபுணர்களால் தீர்க்கப்படுகின்றன: செயலாளர்கள், ஆவண காப்பகங்கள், பணியாளர்கள் துறை ஊழியர்கள்.

அலுவலக பணி ஒரு உடல் ஊடகத்தில் தகவலை பதிவு செய்வது, ஒரு காகித அல்லது மின்னணு செயல் உருவாக்கும். அதன் அடிப்படையில், நிறுவனத்தின் ஆவணம் சுழற்சியை கட்டியமைக்கப்படுகிறது - ஒரு ஒழுங்கு அல்லது கடிதத்தின் இயக்கம், அதன் உருவாக்கம் மற்றும் மரணதண்டனை நிறைவேற்றப்பட்டு, காப்பகத்திற்கோ அல்லது அழிவிற்கோ அனுப்பப்படும்.

நிறுவனங்களின் ஊழியர்களுக்கும் நிர்வாகத்திற்கும் உள்ள வணிக ஆவணங்களை உருவாக்குவதன் அடிப்படையில், ஆவணம் ஓட்டம் வெளிப்புறமாக பிரிக்கப்பட்டுள்ளது. மூல இருந்து ஒழுங்கு, உத்தரவுகளை, கடிதங்கள் மேலும் பாதை சார்ந்தது.

நிறுவனத்தின் உள் வேலைப்பாடு பின்வரும் கட்டங்களை எடுத்துக்கொள்கிறது:

• வரைவு ஆவணம் உருவாக்குதல்;
• ஒருங்கிணைப்பு;
• வரைவு ஆவணம், தேதி மற்றும் பதிவு எண் கையொப்பமிடுதல் ; பதிவு செய்யும் தருணத்தில் இருந்து அதிகாரப்பூர்வமாக வெளியிடப்பட்டு ஒப்புதல் பெறுவதற்காக ஏற்றுக்கொள்ளப்படுகிறது;
• கலைஞர்களுக்கும் கட்டுப்பாட்டுக்கும் உள்ளடக்கத்தை கொண்டு வருதல்;
• வழிமுறைகளை நிறைவேற்றுதல்;
• நேரம் மற்றும் அவசியத்தை பொறுத்து, அடுத்தகட்ட சேமிப்புக்காக செயல்படுத்தப்பட்ட ஆவணத்தை செயல்படுத்துதல்;
• காலாவதி காலக்கோடு வணிக ஆவணங்களை அழித்தல் அல்லது காப்பகத்திற்காக அவற்றை தாக்கல் செய்தல்.

புற ஆவணம் சுழற்சி நிலைகள் பொதுவாக ஒத்தவை, ஆனால் சில வேறுபாடுகள் உள்ளன:

• வெளியிலிருந்து நிறுவனத்திற்கு ஆவணங்கள் வந்து சேரும். இவை உயர்ந்த மற்றும் குறைந்த நிறுவனங்களின் ஆவணங்கள், கிளைகள், உத்தியோகபூர்வ உடல்கள், நீதித்துறை உத்தரவுகள், குடிமக்களின் கடிதங்கள் ஆகியவற்றின் நெறிமுறைகளாகும்.
• நிறுவனத்தில் பெற்ற அனைத்து வணிக ஆவணங்களும் பதிவு முறையின் மூலம் தோல்வியடையும் இல்லாமல் கடக்க வேண்டும். அவர்கள் கட்டுப்படுத்த எடுக்கப்படுகிறார்கள் என்பதை உறுதிப்படுத்துகிறது.
• அடுத்த கட்டம் ஆவணம், அறிமுகப்படுத்துதல் அல்லது வழிமுறைகளை நிறைவேற்றுவதுடன் வேலை செய்கிறது.
• தேவைப்பட்டால், ஒரு உத்தியோகபூர்வ பதில் செய்யப்படுகிறது.
• கடைசி நிலை நீண்ட கால அல்லது காப்பீட்டு சேமிப்பு மற்றும் சாத்தியமான அழிவுக்கான பதிவு ஆகும்.

கூடுதலாக, நிறுவன தலைமையுடன் தொடர்புடைய பின்வரும் வகைப்பாடு வேறுபடுகின்றது:

• ஏறுவரிசை - துணைக்குழுவிடம் இருந்து மேற்பார்வையாளர்களுக்கு (விளக்கக் குறிப்புகள்);
• கீழ்நோக்கி - மேலாண்மை இருந்து ஊழியர்கள் (உத்தரவுகளை);
• கிடைமட்ட - சக (செயல்கள், நெறிமுறைகள்) இடையே.

ஆவணம் இயக்கம் அனைத்து நிலைகளிலும் சிறப்பு பத்திரிகைகளில் சரி செய்யப்பட்டது. அவை பல வகைகளில் நடத்தப்படலாம்:

• ஆவணங்களின் இயக்கத்திற்கான பதிவுகள் ;
• ஆவணம் அட்டைகள்;
• மின்னணுவியல் ஆவண மேலாண்மை பெரும்பாலான அமைப்புகளில் மிகவும் பொதுவானது.

நீதிபதி பதிவு செய்தலின் சிறப்புகள்

பலர் தங்களைத் தங்களைக் கேட்டுக் கொள்கிறார்கள் நீதித்துறை பதிவு, மற்றும் பொதுமக்களிடமிருந்து வேறுபாடு என்ன. நீதிமன்ற வழக்கு என்பது சற்று வேறுபட்ட தொகுப்பு ஆவணங்கள் மற்றும் பொருள் சான்றுகள் ஆகும். முறையான சேமிப்பு மற்றும் இயக்கம் சட்ட அமலாக்க அமைப்பின் வெளிப்படைத்தன்மையை உறுதி செய்கிறது. நிறுவன பதிவேடுகளைப் போலன்றி, நீதித்துறை பதிவேடுகளின் மேலாண்மை, தன்னார்வமாக இருக்க முடியாது. இது அங்கீகரிக்கப்பட்ட நபர்களால் நடத்தப்படுகிறது மற்றும் கண்டிப்பாக கட்டுப்படுத்தப்படுகிறது. அவரைப் பொறுத்தவரை, அழிவு உட்பட அனைத்து நிலைகளும் சாதாரணமாகவும் கண்டிப்பாக வரையறுக்கப்படுகின்றன.

செயலாளர் செயற்பாடுகள்

அலுவலகத்தில் பெரும்பாலான ஊழியர்கள் அலுவலக வேலை மற்றும் ஆவணம் சுழற்சி என்ன மிகவும் தெளிவற்ற கற்பனை. ஒரு செயலர், இது தொழில்முறை நடவடிக்கை.

நிறுவன செயலகம் ஆவண மேலாண்மை ஆதரவு முக்கிய செயல்பாட்டை செய்கிறது . வேலை வடிவத்தின் தன்மை மற்றும் தன்மையின் படி, நிறுவனத்தின் அலுவலக-பணி சேவை நிறுவனமானது பின்வரும் வகைகளாக பிரிக்கப்பட்டுள்ளது:

• மையப்படுத்தப்பட்ட - அனைத்து செயலாளர்களும் ஒரு துறையிலும் தலைமை நிர்வாக அதிகாரி அல்லது மூத்த செயலாளரிடமும் அறிக்கை செய்கிறார்கள்.
• அதிகாரமளிக்கப்பட்ட - செயலாளர்கள் மற்றும் அவர்களது கடமைகளை நிறைவேற்றும் ஊழியர்கள் நிறுவன அலகுகளால் சிதறுண்டு, வெவ்வேறு மேற்பார்வையாளர்களுக்கு அடிபணிந்தவர்கள்.
• கலப்பு - பெரும்பாலும் பெரிய நிறுவனங்களில் காணப்படுகிறது.

நிறுவனத்தில் ஆவணச் சுற்றுவட்டத்தின் தனித்தன்மைகள் நேரடியாக செயலகத்தின் படிவத்தை சார்ந்தே இருக்கும்.

அலுவலக வேலை பற்றிய அறிவுரை

எந்தவொரு அமைப்பிலும் அளவு மற்றும் உரிமையின் வடிவம் எதுவாக இருந்தாலும் ஆவணங்களின் இயக்கத்தை ஒழுங்குபடுத்தும் ஒரு ஒழுங்குமுறை செயல் இருக்க வேண்டும். பதிவுசெய்தல் கையேடு என்ன , அதை எவ்வாறு தொகுக்கலாம்? இந்த பிரச்சினை செயலாளர்களுக்கு மட்டுமல்ல, தலைவர்களுக்கும் மட்டும் கவலை அளிக்கிறது.

பதிவு செய்வதற்கான அறிவுறுத்தல் என்பது நிறுவனத்தின் ஒரு உள்ளார்ந்த ஒழுங்குமுறை செயல் ஆகும், நிர்வாகத்தின் உத்தரவு அல்லது அறிவுறுத்தல், காலவரையின்றி செயல்பட அனுமதிக்கப்படுகிறது. ஆவணத்தின் பத்தியின் அனைத்து நிலைகளையும் விவரிக்கிறது, பதிவுகள் பட்டியல்கள், கையொப்பங்கள் உத்தியோகபூர்வ ஆவணங்களின் நம்பகத்தன்மையை சான்றளிக்கும், வடிவமைப்பு, படிவங்கள் மற்றும் வடிவங்களின் உதாரணங்கள் வழங்குகிறது.

அலுவலக பணியின் மேலாண்மை

ஒரு குறைந்த அளவிலான வேலைப்பாதை கொண்ட சிறிய நிறுவனங்களில் (வருடத்திற்கு 200 க்கு குறைவாக) பதிவுகள் நிர்வாகத்தின் மேலாண்மை என்ன என்பது கேள்விக்கு இடமில்லை. பணியாளர்களால் அல்லது தலைவரால் எல்லாம் முடிவெடுக்கப்படும்.

ஊழியர்களுக்கான பதிவுகள் மேலாண்மை பணிக்காக நேரடியாக இல்லை என்றால், அவருடைய வேலை ஒப்பந்தத்தில் குறிப்பிடப்படவில்லை என்றால், இந்த செயல்பாடுகளை ஒதுக்க ஒரு ஆணை வழங்கப்பட வேண்டும். இந்த ஆவணம் விரிவான கூடுதல் பொறுப்புகள், பொறுப்புகள் மற்றும் இழப்பீடு ஆகியவற்றைக் கொண்டிருக்க வேண்டும்.

பணியாளர்கள் பதிவு நிர்வாகத்தின் அம்சங்கள்

நிறுவனத்தில் குறைந்த பட்சம் ஒரு ஊழியர் இருந்தால், அது உழைப்பு ஆவணங்கள் உருவாக்கப்பட வேண்டும். கேள்வி என்னவென்றால், பணியாளர்கள் பதிவு செய்வது என்னவென்றால், ஒரு சிறிய அளவிலான ஊழியர்களைக் கொண்ட நிறுவனங்களுக்கு குறிப்பாகப் பொருத்தமாக இருக்கிறது.

பணியாளர் பதிவுகளின் மேலாண்மை - நிறுவன ஊழியர்களின் பணி நடவடிக்கை தொடர்பான குறிப்பிட்ட ஆவணங்களின் இயக்கத்தை உறுதி செய்வதாகும். பொதுவாக இந்த கடமைகள் சிறப்பு பிரிவின் ஊழியர்களால் செய்யப்படுகின்றன - பணியாளர்கள் திணைக்களம். பணியிட ஆவணங்களைப் பெறுதல், பதப்படுத்துதல் மற்றும் சேமித்தல் ஆகியவை இதில் அடங்கும் . இரகசியமாக இருக்கும் தனிப்பட்ட தரவு செயலாக்கம் உட்பட.

பொதுவாக பணியாளர் பணி பொதுவாக பொதுமக்களிடமிருந்து இரகசிய மற்றும் சேமிப்பு அம்சங்களைக் கடைப்பிடிப்பதன் மூலம் தனித்தனியாக நடத்தப்படுகிறது.

அலுவலக பணியின் உகப்பாக்கம்

டிஜிட்டல் தொழில்நுட்பங்களின் விரைவான வளர்ச்சி இருந்த போதிலும், பல நிறுவனங்கள் பணியிடத்தை மேம்படுத்துவதற்கு கடினமாக உள்ளன. காகித கடிதத்தை வைத்து வழக்கமான பதிவு பதிவுகள் நடத்த பழைய முறையில் தொடரவும்.

இது இரண்டு காரணிகளின் காரணமாக உள்ளது:

• நிறுவன ஊழியர்களின் புதுமைகளுக்கு எதிர்ப்பு;
• நிதி இல்லாமை.

கணிசமான முதலீடுகளுடன் பணியிடங்களின் தேர்வுமுறை குறிப்பிடத்தக்க பொருளாதார விளைவை அளிக்கிறது என்பதை மேலாளர்கள் நினைவில் கொள்ள வேண்டும் .